Tout ce qu’il faut pour piloter vos formations
De la conception au planning validé, puis au suivi des élèves et des entreprises. Voici chaque fonctionnalité, en images, telle que vos équipes l’utiliseront.
ConceptionFiches modulesVolumes horaires et dossierAlternancePlanning des coursValidation formateursCôté formateurEmploi du tempsEnquêtes de satisfactionRéunionsOffres de stageRDV entreprisesPilotage
Conception pédagogique en glisser-déposer
Le tableau de conception réunit en trois colonnes l’équipe de formateurs, les modules à classer et la structure de la formation en blocs de compétences. On glisse un formateur sur un module pour l’affecter, un module dans son bloc, un bloc pour réordonner : chaque geste est enregistré immédiatement.
- Formations sur 1 ou 2 ans, avec jusqu’à 4 options (parcours)
- Totaux d’heures par bloc, par option et par année, calculés en direct
- Recherche parmi tous les formateurs de l’école, création sans doublon
- Contrôle de cohérence : un module d’option ne peut pas aller dans le bloc d’une autre option
Une fiche complète pour chaque module
Objectifs, sommaire, modalités pédagogiques, modalités d’évaluation, fiche module et support de cours : chaque module a sa fiche, avec un éditeur de texte qui gère titres, listes, gras, italique et alignement. Vous pouvez coller directement depuis Word.
- Éditeur de texte mis en forme, collage propre depuis Word
- Indicateurs de complétude : heures, formateur, fiche, support
- Introduction et modalités d’obtention du diplôme
Volumes horaires par matière et dossier de conception, générés automatiquement
Le tableau des volumes horaires (les heures de chaque matière, par option et par année) se construit tout seul à partir de la conception : aucun tableau à ressaisir. Le dossier de conception complet (page de garde, introduction, tableau des blocs et compétences, fiches modules, équipe pédagogique, planning d’alternance et planning des cours) s’exporte en PDF et en vrai document Word.
- Volumes horaires à l’écran, en PDF et en Excel
- Dossier de conception en Word (.docx) : titres, tableaux en paysage, pied de page
- Votre logo et le nom de votre centre sur tous les documents
Plannings d’alternance, comparables côte à côte
Créez le planning d’alternance jour par jour : formation, entreprise, révisions, examens, fériés (marqués automatiquement). Sélectionnez des dizaines de jours d’un coup à la souris. Comparez plusieurs plannings côte à côte pour harmoniser vos formations.
- Autant de plannings que nécessaire : génériques, prototypes, variantes
- Comparaison de plusieurs plannings, toutes formations confondues
- Contrôle de la capacité : jours à l’école × heures, face aux heures prévues
- Impression et PDF
Le planning des cours sur les vrais jours d’école
Les matières de la formation sont listées à droite avec leurs heures restantes. Glissez-les sur un matin ou un après-midi : seuls les jours « Formation » du planning d’alternance sont ouverts. Les horaires s’ajustent en un clic, les chevauchements sont signalés.
- Heures placées / prévues pour chaque module, en direct
- Cours en parallèle autorisés entre deux options différentes
- Réponses des formateurs affichées sur chaque séance
Les formateurs valident leurs interventions
Chaque formateur reçoit par email un lien personnel, sans identifiant. Il voit ses séances, accepte ou refuse chacune et propose d’autres dates. Vous voyez les réponses dans un tableau et sur le planning ; si une séance est déplacée, elle repasse automatiquement « à revalider ».
- Un lien par formateur, envoyé en un clic à toute l’équipe
- Acceptées, refusées, commentaires et contre-propositions
- Notification par email à chaque réponse
Une page simple, sur ordinateur comme sur téléphone
Le formateur n’a rien à installer ni à retenir : il ouvre le lien, répond « OK » ou « Pas OK » pour chaque séance, ajoute un commentaire et valide.
- Aucun compte à créer
- Calendrier de ses interventions
- Contre-proposition obligatoire en cas de refus
Emploi du temps imprimable
L’emploi du temps de la formation se remplit tout seul à partir du planning des cours, mois par mois, avec une synthèse des heures planifiées par module. Prêt à imprimer ou à enregistrer en PDF.
- Mois par mois, matin et après-midi
- Synthèse prévu / planifié / reste par matière
Enquêtes de satisfaction des élèves
Créez vos formulaires comme dans Google Forms : notes en étoiles, échelle de 0 à 10, oui/non, choix, réponses libres, anonymes ou nominatifs. Chaque formation et chaque module reçoit son enquête. Quand un module se termine, Xelo vous le rappelle : un clic, et vous obtenez un lien et un QR code à projeter en fin de cours.
- Enquêtes de l’école prêtes à l’emploi (fin de module, fin de formation), personnalisables
- Chaque responsable peut créer ses propres enquêtes
- Résultats en direct : moyennes, répartitions, commentaires, export Excel
- Statistiques regroupées de tous les modules ou de plusieurs formations
Réunions d’équipe et suivi des activités
Chaque groupe de suivi (équipe pédagogique, comité de formation…) liste les points à discuter. Un point devient une activité avec des participants et une échéance, suivie jusqu’à sa clôture. L’ordre du jour part par email en un clic, et l’historique garde la trace de toutes les décisions.
- Points à discuter, activités, historique
- Échéances et retards signalés sur l’accueil de chacun
- Ordre du jour envoyé aux membres
Offres de stage, d’alternance et d’emploi
Les élèves s’inscrivent eux-mêmes avec le lien de leur formation, vous validez leur inscription. Chaque offre publiée leur est envoyée par email avec un lien personnel : vous savez qui l’a vue, qui a postulé et qui n’est pas intéressé.
- Inscription des élèves par lien, validation par le responsable
- Diffusion à une ou plusieurs formations
- Suivi : envoyée, vue, postulé, pas intéressé
Rendez-vous avec les entreprises
Ouvrez vos créneaux en quelques clics sur un agenda de la semaine. Les tuteurs réservent eux-mêmes leur rendez-vous de suivi, en visio ou en présentiel (avec le temps de trajet compté). Confirmation par email, fichier agenda, annulation en ligne, synchronisation Google Agenda possible.
- Créneaux visio et présentiel, durées paramétrables
- Lien de réservation par formation
- Aucun double rendez-vous possible
Un accueil qui dit quoi faire
À la connexion, chacun voit ce qui l’attend : refus de formateurs à traiter, inscriptions d’élèves à valider, activités en retard, prochains rendez-vous. Chaque formation affiche sa prochaine étape avec un bouton « Continuer ».
- Liste « À faire » personnalisée
- Avancement de chaque formation en un coup d’œil
- Rôles Responsable pédagogique et administratif, cumulables
Le plus simple, c’est d’essayer.
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Créer mon espace gratuitementDossier de conception pédagogique complet : recevez l’exemple
Le dossier complet d’une formation fictive (Bachelor Chef de projet digital), produit en un clic par Xelo et structuré selon les attendus pédagogiques du référentiel Qualiopi : objectifs et compétences visées, blocs de compétences, fiches modules avec modalités pédagogiques et d’évaluation, volumes horaires par matière, équipe pédagogique, planning d’alternance et planning des cours validé par les formateurs.